Dropbox הוא כלי פרודוקטיביות מבוסס ענן פנטסטי, המעניק לך אחסון לא מקוון וגישה לדברים שלך בכל מקום שבו תוכל להפעיל דפדפן. אבל הבעיה עם dumps הקובץ מכל סוג שהוא שהם יכולים לקבל מאוד מאורגן אם אתה לא מאוד זהיר.

במאמר זה אנו מסתכלים כיצד להתרענן Dropbox שלך ולהפוך אותו ערימה של דברים למשאב מאורגן.

משאבים לעומת Clutter

יש הבדל ניכר בין ערימת דברים למשאב. יש אנשים, למשל, יש ערימות ענק של העומס סביב שולחנות שלהם יגיד שהם צריכים לשמור את הכל כי יש מידע חשוב שם איפשהו.

ברור שזה לא אידיאלי ואינו יעיל. החומר שיש לך הוא לא משאב אם אתה לא יכול לגשת לכל זה. ספריה היא משאב, אבל זה ערימה של קבלות, מדריכים תוכנה, הדפסים וכבלים ליד שולחן הוא רק בלגן.

כמובן זה הולך כפול בעידן הדיגיטלי כאשר העומס צמרמורת לתוך מחשבים ענן אחסון לא מקוון, יותר מדי.

1. צמצום Clutter

ראשית, לפנות מקום - לעבור כל קובץ על Dropbox שלך ולמחוק כל דבר זה לא מעודכן, לא רלוונטי, או כפולות. ברור, אם יש לך רק כמה קבצים, זה קל לעשות ידנית.

עצה טובה היא למיין את הקבצים בכל תיקיה על ידי "שינוי" על ידי לחיצה על ראש העמודה. לפעמים זה קל יותר לראות אילו קבצים הם העומס ואשר נמצאים בשימוש על ידי ציון כמה פעמים אתה ניגש אליהם. זה בטוח לומר אם קובץ לא נגע בעוד שנתיים אתה כנראה לא משתמש בו יותר.

אסטרטגיה טובה היא להשתמש באפליקציית ניהול של צד שלישי כמו JoliCloud כדי להעניק לך גישה טובה יותר לנתוני הקובץ ולהקל על הארגון. התחבר באמצעות הפייסבוק שלך או מזהה Google לקבלת גישה.

לאחר מכן, תוכל להוסיף עוד חשבונות אחסון בענן כדי להפוך אותו לפתרון All-in-One לניהול ענן.

בזמן שאנחנו מדברים על קבצים, הנה טיפ Pro: יש תכונה מוסתרת Dropbox בכך שהוא מאחסן "היסטוריה" או גירסאות קודמות של קבצים. לחץ לחיצה ימנית על כל קובץ ואתה יכול לשחזר גירסה קודמת. זה שימושי אם בטעות להחליף קובץ העתקת אותו על גירסה קודמת בעת העברת דברים מסביב.

צור תיקיות וקבץ את הקבצים שלך יחד לפי סוג. אם כבר יש לך תיקיות ב Dropbox שלך, שקול לבצע תיקיות הראשי החדש גרור ושחרר את התיקיות הקיימות לתוך אותם. לכוון את כל התיקיות במסך אחד, כמו גלילה למעלה ולמטה בזבז זמן. עבור קטעי וידאו, Audios, גרפיקה, וכו ', ודא שאתה הכותרת התיקייה העיקרית שלך כראוי.

אם יש לך מאות קבצים בתיקיות רבות, ייתכן שיהיה עליך לעבוד בצורה חכמה יותר ולהשתמש בכלים כדי לסייע בתהליך.

2. מצא כפילויות

משתמשי אנדרואיד הם בר מזל מאוד בהקשר זה. היישום Unclouded מאפשר לך להיכנס לענן שלך (וזה כל שטח ענן, כמו Dropbox אבל גם כונן Google, Onedrive, Box ו Mega) ולקבל הרבה נתונים סטטיסטיים ומידע שאינם זמינים לך כמשתמש Dropbox רגיל, גודל הקובץ למשל.

בנסיבות רגילות ב Dropbox, אתה יכול לראות רק את גודל הקובץ אם אתה לוחץ על הקבצים, ורק אז את גודל מופיע בצד ימין של הקובץ בכותרת. מוזר מאוד.

ברור הדבר החשוב ביותר עם צמצום השימוש בחלל הוא החיפוש אחר כפילויות. אותו קובץ בשתי ספריות שונות ללא צורך לוקח את שטח כפול זה צריך. זה יכול להיות ההבדל בין אתה יכול להמשיך להשתמש Dropbox בחינם צורך באביב עבור חשבון Premium.

Windows ו- Mac משתמשים אולי רוצה לנסות שולחן העבודה App כמו שכפל קל Finder (EDF) כדי למצוא קבצים כפולים. EDF מאפשר לך להיכנס לחשבון Dropbox שלך ובחר תיקיות שברצונך לכלול ולא לכלול.

אז אתה יכול לחפש את התיקיות, ואתה תקבל דוח של אילו קבצים הם כפילויות.

3. שתף ו Unshare כאחד

דבר נוסף שאתה יכול לנסות לנקות את הדברים הוא מנותק מקבצים משותפים. זה לא ברור מיד בהתחלה, אבל שטח הקובץ שלך על Dropbox מורכב משני הקבצים שהעלית באופן אישי וקבצים במקומות אחרים של אנשים אשר משותפים איתך. במונחים ריאליים, הקבצים המשותפים "מועתקים" לחלל שלך למרות שהם מקושרים לכאורה, משום שהקצאת הקובץ סופרת כנגד סך הכל.

כדי לבדוק כמה שטח קשרת במניות, לחץ על שם החשבון שלך (עם התמונה שלך) ולאחר מכן על הגדרות ולאחר מכן על הכרטיסייה חשבון. זה יהיה רשימה איך הקבצים שלך מסודרים וכמה יש לך משותף.

בדוק את מאפייני השיתוף של קבצים בודדים על-ידי לחיצה ימנית ולאחר מכן שיתוף. לחץ על התפריט הנפתח שלצד השם שלך ולחץ על "הסר את הגישה שלי" כדי להתנתק מהקבצים, ובכך לשחרר שטח.

תוכל גם לבדוק את הקבצים שאתה משתף (למטרות אבטחה, ייתכן שתרצה לבטל את הגישה) על ידי לחיצה על הקישור שיתוף

ופריטי קישורים בתפריט בצד ימין:

סיכום

אז באמצעות כל הטכניקות האלה יכול לחסוך לך מקום (ולכן כסף) ולהפוך Dropbox שלך יעיל יותר על ידי הקטנת כמות קבצים, קבצים משותפים כפילויות, ועל ידי ארגון מחדש של הקבצים והתיקיות.

אם אתה נהנה מאמר זה או כמה טיפים נוספים לשימוש Dropbox לחלוק איתנו, אז אנא יידע אותנו את ההערות להלן.