אם אתה משתמש ב- Google Docs עבור רוב העבודה שלך, ייתכן שתראה שאתה משתמש באותה פריסת מסמכים שוב ושוב. במקום להעתיק עיצוב וסגנונות ממסמכים ישנים, זה הרבה יותר קל ליצור תבנית עבור סוג מסוים של מסמך. כך, כאשר תרצה להפיק מסמך חדש מסוג זה, תוכל לטעון את התבנית של Google Docs ולבצע את העבודה הארצית שכבר ביצעת עבורך.

פעם ב- Google Docs הייתה תכונה שבה תוכל ליצור תבנית ולשלוח אותה לגלריית תבניות. זה עשה את זה מאוד קל להגדיר תבנית להשתמש שוב ושוב עבור מסמכים חדשים. עם זאת, Google הפשיטה מאז תבניות מותאמות אישית מתוך Google Docs הרגיל והעבירה אותו לשירות GSuite שלהם, הדורש תשלום קבוע לשימוש. משתמשים רגילים עדיין יכולים להשתמש בתבניות המוקדמות של Google, אך לא להעלות תבניות משלהם. עבור משתמשים שאינם רוצים לשלם רק כדי ליצור תבנית, נסקור כיצד ליצור תבנית באופן ידני בעצמך.

הגדרת התבנית

כדי להשיג זאת, אנחנו הולכים לעשות מסמך שפועל כתבנית שלנו. אם ברצונך לבנות תבנית מאפס, צור מסמך ריק על ידי לחיצה על הלחצן "מסמך חדש" בדף הראשי של Google Docs.

אם כבר יש לך מסמך המשתמש בפריסה שברצונך להשתמש בה, אל תהסס להשתמש בה במקום זאת. כמובן, אתה רוצה להסיר את כל הנתונים ממנו, כך שתוכל להשתמש בו עבור מסמכים עתידיים. כדי למנוע אובדן של כל עבודה, אתה יכול ליצור עותק של מסמך על ידי פתיחת אותו, ולאחר מכן לחיצה על "קובץ", ואחריו "צור עותק ..." זה ייצור קובץ כפול שאתה יכול לערוך באופן חופשי עבור התבנית שלך.

עכשיו נבנה את המסמך הזה כתבנית. לשם כך, הגדר את המסמך כך שכל העיצוב הבסיסי ייעשה, אך אין נתונים בשדות. בדרך זו, כאשר אנו משתמשים בתבנית בעתיד, כל שעלינו לעשות הוא להזין את הנתונים לפי הצורך. לדוגמה, במסך המסך הבא, אנו יוצרים תבנית למסמך שזקוק לפרטים האישיים שלך. הגדרנו את זה אז כל השדות נוכחים אבל אין להם נתונים, אז אנחנו יכולים למלא אותם בכל פעם שאנחנו משתמשים בתבנית.

אם זה הופך את הדברים לקלים יותר, אל תהסס להשאיר טקסט של מציין מיקום כדי להזכיר לך מה קורה. לדוגמה, אם יש לך תבנית מכתב, ייתכן שתרצה להוסיף טקסט כגון "" או "" כדי להזכיר לעצמך מה להיכנס באותם חלקים. תוכל גם לעצב את טקסט מציין המיקום כך שיתאים לסגנון הרצוי, כך שבלי gsuite אינך צריך לבצע את השינויים באופן ידני בכל פעם.

ברגע שיש לך את התבנית להגדיר את הדרך שאתה אוהב, שם המסמך משהו בלתי נשכח. כעת, לאחר ההגדרה, יש לך תבנית לשימוש במסמכים עתידיים.

מציאת תבנית

עם זאת, קיימת בעיה גדולה: מסמך זה זהה כמעט לכל מסמך אחר ב- Google Drive שלך! אם אתה עושה הרבה מסמכים, התבנית שלך צפויה ללכת לאיבוד ביניהם. זה יכול להיות מתסכל צורך לחפש באמצעות Google Docs שלך בכל פעם שאתה רוצה להשתמש בתבנית שלך. בוא נעשה את זה קצת יותר קל למצוא את התבנית שלנו כאשר אנחנו צריכים את זה.

ביצוע תיקיה

אחת הדרכים לעשות זאת היא ליצור תיקייה בשם "תבניות" ולשים את המסמך בתוכה. ראשית, נווט אל Google Drive. לאחר מכן, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שטח שאינו נמצא בשימוש על-ידי קובץ או תיקיה ולחץ על "תיקיה חדשה".

התקשר לתיקייה זו "תבניות", ולאחר מכן לחץ על "צור".

עכשיו להעביר את התבנית לתוך התיקיה. זה יכול להיעשות על ידי לחיצה וגרירה לתוך התיקיה או על ידי לחיצה ימנית על הקובץ, בחירה "העבר ל ..." ולאחר מכן בחירת התיקייה תבנית.

מכיוון שתיקיות בדרך כלל יושבים מעל מסמכים, תמיד תהיה לנו גישה ברורה לתבניות שלנו, לא משנה כמה מסמכים נוצרים.

מככב את התבנית

לחלופין, תוכל לסמן את המסמך כך שיהיה קל יותר לאתר אותו מאוחר יותר. כדי לסמן מסמך בכוכב, לחץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני ב- Google Drive ולחץ על "הוסף כוכב".

כאשר אתה לוחץ על הקטע "מסומן בכוכב" בצד ימין של כונן Google, הוא מציג רק מסמכים שסימנת בכוכב. זוהי דרך מצוינת לקבל גישה מהירה וקלה קבצים חיוני.

שימוש בתבנית

עכשיו שיש לך תבנית להגדיר ובמקום קל למצוא, אתה יכול להשתמש בו כדי להפוך את יצירת המסמך קל יותר. כדי להשתמש בו, פשוט לחץ לחיצה ימנית על הקובץ ב- Google Drive ולחץ על "צור עותק". אם אתה ב- Google Docs, תוכל ליצור עותק של מסמך בדיוק כפי שעשינו קודם לכן במאמר זה.

תן את העותק שם בלתי נשכח.

זה יעשה עותק טרי של התבנית שבה אתה יכול למלא כפי שאתה רואה לנכון. עכשיו אתה יכול למלא את השדות שהגדרת מוקדם יותר, תוך שמירה על התבנית המקורית שלמות למסמכים עתידיים.

תבניות מסובכות

כאשר Google מסירה תבניות שנוצרו על ידי משתמשים מהבסיס Google Docs, משתמשים צריכים כעת לבצע באופן ידני ולהשתמש בתבניות שלהם. עכשיו אתה יודע איך לעשות אחד, איך לעשות את זה קל למצוא, וכיצד להשתמש בו כדי להפוך את יצירת המסמך קל יותר.

האם תבניות חשוב עבור העבודה שלך? הודע לנו בהמשך.