זה מצחיק לראות כמה מהר פתרונות הטכנולוגיה שלנו עוברים פתרון דיגיטלי חזק לבעיה דיגיטלית שביר. קח הודעות דוא"ל לדוגמה. בעל חשבון דוא"ל פירושו שלעולם לא תאבד הודעה שאתה שולח, נכון? החסרונות הם כי אתה לא יכול באמת למצוא הודעה פעם כמות הדוא"ל שאתה שומר עולה, ובעצם את כל הדואר מאוחסן במיקום אחד במחשב שלך כל כך פגיע לאובדן.

כמובן שזה אפשרי כי המחשב מגובה (ואתה באמת צריך לעשות את זה אם אתה פשוט הבנתי שאתה לא), אבל שיש גיבוי הוא דבר אחד - שחזור הודעות הדוא"ל שלך בחזרה לתוכנית הדוא"ל שלך הוא עוד.

עושה את זה ביד

הדרך המהירה והקלה ביותר לגבות הודעות דוא"ל חיוניות היא, כמובן, לגרור אותם לתיקיה ולאחסן אותם בכונן USB. רוב תוכניות הדוא"ל על רוב הפלטפורמות יפתח דוא"ל רופף אשר קרוב לוודאי לכלול קבצים מצורפים. זה הכל טוב וטוב, אבל את הדבר על לקוח הדוא"ל היא שהיא שומרת את הודעות הדוא"ל שלך במסד נתונים (תיאורטית) לחיפוש. אוסף רופף של קבצים בתיקייה מאבטח את הנתונים, אבל זה בהחלט לא משאב לחיפוש.

אתה יכול להיות קצת יותר מאורגן על זה וגרור הודעות דוא"ל על הפעלת חשבון, מספרים סידוריים של מוצרים, קבלות מרכישות, וכו ', אבל זה קצת כאב צריך לשמור את כל זה מעודכן באופן ידני.

פתרונות תוכנה חופשית

הפתרון הוא שירות ארכיון בארכיון. תוכלו למצוא שירותים רבים שם בחוץ, אבל רובם מאוד חברות בטון. יש כמה, במיוחד את הפתרון הפופולרי MailStore, אשר מציעה גרסה חופשית של התוכנה הארגונית שלהם לשימוש ביתי.

זהו פתרון הרבה יותר טוב לשמור את הודעות הדוא"ל שלך בטוח, ולא רק בטוח אבל נגיש. כמו גם לגבות את הודעות הדוא"ל מחוץ לאתר דיגיטלי מרוחק, אתה יכול לשחזר את הודעות הדוא"ל שלך בחזרה למקום שבו הם שמקורם בתוכנת הלקוח שלך. ניתן גם לחפש את האימיילים בגיבוי לקבלת פרטים רלוונטיים כמו השולח ותאריכים.

הצד הגדול ביותר של השימוש בשירות הדואר האלקטרוני ייעודי ולא גיבוי כללי מחוץ לאתר או עושה את זה ביד היא פשוטה: הודעות הדוא"ל שלך הם לא רק לחיפוש אבל לשחזור. בתור יתרון בצד, זה גם אומר שיש הודעות דוא"ל מאוחסנים במסד נתונים חיצוני עושה הגירה מיילים שלך יותר קל, גם. אם תשנה מחשבים, לדוגמה, אם תשדרג את המחשב הראשי של המחשב השולחני שלך, אחד המקורות הגדולים ביותר לכאב הוא הצורך להפעיל את לקוח הדוא"ל שלך מהתחלה ללא גישה לדואר שלך מדור קודם.

עם גיבוי מחוץ לאתר אשר ניתן לשחזר בקלות לכל לקוח, אתה יכול פשוט למשוך את כל הודעות דוא"ל מהבוס שלך, אשתך, ספקית התוכנה העיקרית שלך, ולהמשיך כאילו כלום לא קרה. זה כל כך הרבה יותר קל מאשר לפרוס דוא"ל לייצא ולייבא כלים או פריצה מסדי נתונים ביד, אשר כבר פתרון סטנדרטי במשך זמן רב.

כאשר אנו עוברים לזמן של כל העבודה שלך ואת החיים בבית מאוחסן בדוא"ל, זה הגיוני לנקוט צעדים כדי לאבטח אותו.

בפועל

באמצעות Mailstore כדוגמה, זה מאוד פשוט לשימוש. לאחר הורדת התוכנה והתקנה, על הפעלת אותו אתה מתמודד עם לוח המחוונים.

בצד שמאל יש לך רשימה מפורטת של כל הדוחות שאתה יכול לעשות.

במרכז יש לך קישורים חמים למשימות נפוצות.

ובצד ימין יש לך את לוח המחוונים שלך.

כדי להתחיל, עליך ללחוץ על הקישור "ארכיון דוא"ל" בעמודה המרכזית. פעולה זו מביאה אותך ללוח הדוא"ל של הארכיון.

הארכיון נשלט על ידי "פרופילים", ולכן כל דוא"ל שברצונך לגבות צריך ליצור פרופיל. תוכל לעשות זאת על ידי הקלדת האימייל שלך בשדה יצירת פרופיל או בחירת פרוטוקול ספציפי מהרשימה הנפתחת המתקדמת.

תתבקש להזין את הסיסמה שלך כדי לאשר את הגישה.

לאחר התוכנה יש סקר את חשבון הדוא"ל שלך באינטרנט כדי לאמת את זה, את הפרופיל החדש ייווצר.

פרופיל ייווצר במרכז השליטה, ותוכל כעת ללחוץ עליו פעמיים כדי להעביר אותו מהשרת אל המחשב שלך.

הערה: כאשר התוכנה מדבר ישירות לשרת הדואר שלך, זה מכונת ארכיון אפילו לא צריך להיות מכונת הדוא"ל שלך, אשר מועיל עבור מחוץ לאתר גיבויים.

ברגע שזה נעשה, הדוא"ל שלך יהיה מגובה וניתן לחיפוש באמצעות תוכנת Mailstore.

סיכום

אני מקווה שזה נתן לך כמה רעיונות שיעזרו לך להרגיש כי מיילים שלך הם משאב ולא ערימת זבל. זה חסר טעם שיש להם לשקר, אלא אם כן אתה יכול להגיע אל אלה שאתה צריך, דואר אלקטרוני בארכיון הוא בהחלט צעד בכיוון הנכון.

אם יש לך מחשבות בנוגע לארכיון בארכיון, הודע לנו על כך בהמשך ההערות.

קרדיט תמונה: יורי סמוילוב