לפעמים כאשר אתה מוריד מסמך מהאינטרנט, תוכל להבחין שהוא מגיע בפורמט .PDF. ייתכן שיהיה גם שם לב כי קשה (אם לא בלתי אפשרי!) כדי לערוך אותו, וזה דורש הקורא שלו לפתוח. עבור משתמשים חדשים יותר, זה אולי נראה כמו בחירה מבלבל של סוג קובץ המסמך. מדוע אנשים משתמשים בקובצי PDF? האם משהו כמו קובץ DOCX לא יהיה טוב יותר?

למען האמת, קבצי PDF שימושיים מאוד במה שהם עושים! הם היו דרך לשלוח מסמכים דיגיטלית במשך זמן רב, ולא לראות שום סימן של נוסע בקרוב. אז, למה אנשים משתמשים קבצי PDF בעת שליחת מסמכים, ואיפה אתה יכול להשתמש בהם בחיי היומיום שלך?

כיצד לשמור קבצים כ - PDF ב - Windows 10 ללא תוכנה נוספת

היתרונות של קבצי PDF

כדי להסביר, בואו נחזור לשאלה של " לא. קבצי docx יהיה טוב יותר. "הבעיה כאן היא בהנחה שכולם יהיו בסדר עם שימוש בקובץ DOCX על המכשירים שלהם. DOCX הוא סיומת קובץ שמקורה ב- Microsoft Word. אם אנשים אחרים רוצים לפתוח את המסמך, הם גם צריכים להשתמש ב- Word, או להשתמש בעורך טקסט שיכול לפתוח / לייבא קבצי DOCX. גם אם הם יכולים, העיצוב עלול לקבל מעורבב בתהליך. זה עושה דברים קצת ערמומי על מנת לוודא שכולם יכולים לקרוא את המסמך.

למרבה המזל, הרבה מערכות הפעלה יש תמיכה מלאה במסמכי PDF. זה אומר שאנחנו לא צריכים ליצור מסמך אחד במיוחד עבור משתמשי Microsoft Windows, אחד עבור iOS, אחד עבור לינוקס - אנחנו יכולים פשוט לשים אותו בקובץ PDF וכולם יכולים לקרוא את זה.

מתי להשתמש. פורמט PDF

ככזה, הזמן הטוב ביותר להשתמש בקובץ PDF הוא כאשר אין לך מושג מה מערכת ההפעלה הקובץ עומד להיות פתח פנימה תגיד שאתה כותב את המדריך עבור אתר אינטרנט למשתמשים להוריד. ניתן לבקר באתר זה על ידי אנשים ב- Windows, iOS, Linux וניידים, לכן עלינו להתאים לצרכים של כולם. במקרה זה באמצעות פורמט .PDF מפייס את כולם בלי לעשות דברים מסובכים.

אפילו טוב יותר, כאשר אנשים להוריד את המדריך, זה יכול לפתוח באופן אוטומטי בתוך הדפדפן של המשתמש. לדפדפנים כגון Chrome ו- Firefox יש צופים מובנים ב- PDF, כך שאנשים יכולים לקרוא את המסמך במהירות ובקלות.

זה נהדר גם כאשר אתה שולח מסמכים באמצעות דוא"ל. כאשר אתה רוצה לשלוח מסמך (כגון resumé שלך) למישהו, אתה יכול להשתמש בקובץ DOCX לעשות את זה. זה יכול להיות בסדר אם הנמען הוא על המחשב האישי שלהם, אבל אם הם בחוץ על בטלפון שלהם, זה יכול להיות מסובך להם לקרוא את המסמך. במצב זה ייתכן שתרצה לצרף גרסת PDF כדי לכסות את כל הבסיסים.

כיצד ליצור PDF עם מילוי טפסים ב LibreOffice

חסרונות של פורמט

אם מישהו שלח לך אי פעם מסמך בפורמט .PDF ואתה רוצה לערוך את זה, אתה כבר חוו את אחד החסרונות העיקריים! על מנת להיות מוצג במערכות הפעלה מרובות, קובץ PDF דומה יותר ללכידה דיגיטלית של המסמך המקורי מאשר לקובץ בפועל. ככזה, עריכת קובץ DOCX לעומת קובץ PDF הוא קצת כמו עריכת הטקסט על לוח ציור לעומת עריכת תמונה של הלוח הלבן אמר. זה אפשרי, אבל הרבה יותר מסובך!

כאשר לא להשתמש. פורמט PDF

אל תשתמש. בפורמט PDF כאשר אתה רוצה "מסמך חי" שאחרים יכולים לערוך. ניתן להוסיף שדות הניתנים לעריכה לקובץ PDF, אך לעריכה בקנה מידה מלא, פורמט PDF אינו אידיאלי. אני מקווה, אם אתה עובד עם אחרים, אתה יודע מה מערכות ההפעלה הם משתמשים והוא יכול להסכים על filetype שמתאים לכולם. לכל הפחות, כולם יכולים להשתמש בשירות מבוסס מסמכים המבוססים על ענן צמתים, כגון Google Docs. שמור מסמכי PDF כאשר אתה צריך את כולם כדי להיות מסוגל לקרוא מסמך; אל תשתמש בו כאשר כולם צריכים להיות מסוגלים לערוך אותו.

החלטות מסמך

בהתחשב איך הם שונים ממסמכים אחרים, זה יכול להיות מבלבל למה. פורמט PDF משמש בכלל. עכשיו אתה יודע למה ואיך הם משמשים, כמו גם כמה מקרים שבהם עדיף להשאיר אותם.

כמה אתה משתמש קבצי PDF בחיי היומיום שלך? ספר לנו למטה!