אחד היתרונות הגדולים עבור עבודה על מסמך בענן הוא היכולת לשתף אותו בזמן אמת. לא עוד אתה צריך לעבור סביב עריכות כדי לנסות לשמור על מסמך קוהרנטי; עכשיו כל אחד יכול שבב על אותו מסמך ואפילו לערוך אותו באותו זמן. בעוד מאוד שימושי, יש בעיות באופן טבעי להתעורר עם מספר אנשים עריכת אותו מסמך. יום אחד אתה יכול לפתוח את המסמך כדי למצוא כי הרבה עריכות התרחשו, שחלקם אתה לא מסכים!

למרבה המזל, עם כל תוכנה טובה המאפשרת עריכה שיתופית, יש דרך לגלות מי עשה את השינויים ולהחזיר אותם לגרסה קודמת. כך תוכל לעשות זאת ב- Google Docs.

הצגת עריכות

בדוגמה זו ננתח מסמך שעבור עריכה. מישהו ניסה להוסיף תמונה על מאמר זה על תותנקאמון, אבל בכך הם מחקו בטעות פסקה מעל התמונה כי דנו חייו המוקדמים והורים.

תודה, אנחנו עדיין יכולים לשחזר את הפסקה, למרות שזה נמחק. ראשית, לחץ על "קובץ" ולאחר מכן "עיין בהיסטוריית הגרסאות". לחלופין, תוכל ללחוץ על המקש החם "Ctrl + Alt + Shift + H", אם כי ייתכן שקשה לזכור זאת!

היסטוריית הגרסאות תופיע. מה שקורה כאן הוא ש- Google Docs "זוכר" מצבים שונים של המאמר כפי שנכתב. זה גם יומנים שכתבו מה רשומה, כך שאתה יכול להסתכל אחורה ולראות מי עורך את המסמך.

אם נעבור את ההיסטוריה, נוכל לראות כי המסמך שלנו נערך על ידי פול:

אנו יכולים ללחוץ על כל גרסה כדי לראות את השינויים שבוצעו בגירסה זו של היסטוריית המסמך. שים לב שעליך ללחוץ על תיבת הסימון "הצג שינויים" בתחתית היסטוריית הגרסאות כדי לראות אותם.

כאשר בוחנים את השינויים בתוך שינוי, כל טקסט שערך יהיה בצבע בצבע זהה לזה של המשתמש שערך אותו. במקרה זה, הצבע של פול הוא סגול, ולכן כל העריכות שלו יופיע סגול. טקסט צבעוני עם שורה דרך זה מה שהמשתמש נמחק, בעוד טקסט צבעוני ללא קו דרך זה מה יש הוסיף.

כשאנחנו עוברים את העריכות, אנו יכולים לראות את הרגע שבו פול מחק בטעות את הפיסקה שלנו:

עכשיו, כשאנחנו יודעים מתי העריכה נעשתה, הגיע הזמן להתאושש!

שחזור תיקונים

ראשית, נבחר את הגרסה רק לפני מחיקת הפיסקה.

עכשיו, בפינה השמאלית העליונה, יש כפתור בשם "שחזור גרסה זו". לחץ על זה.

לאחר מכן, לחץ על "שחזר" בחלון הקופץ שמופיע.

המסמך חוזר עכשיו למצב הישן שלו. שים לב כי כל התיקונים שנעשו לאחר נקודה זו של שינוי ספציפי בזמן עדיין נשמרים. חזרה לגרסה ישנה יותר לא תמחק או תחליף אוטומטית את התיקונים שהגיעו לאחר מכן. אנו יכולים להשתמש בו כדי להעביר את התוכן שנוסף בתיקונים החדשים יותר לתוך זה, כדי שנוכל לשמור את הפיסקה שנמחקה גם תוך הקפדה על עבודתו של משתפי הפעולה שלנו.

התכונה "הצעה" של Google Doc

בעתיד אם אתה רוצה למנוע את כאבי הראש האלה, תגיד המחברים שלך כדי לאפשר "מצב הצעה, " אתה יכול לעשות זאת על ידי לחיצה על התיבה בפינה הימנית העליונה, כי אומר "עריכה" ולשנות אותו "הצעה". של כתיבה, אין דרך לאלץ את הכותבים להשתמש במצב זה, כך שיהיה עליך לבקש מהם לעשות זאת באופן ידני. אם אתה עורך את הקובץ בו-זמנית, תוכל לעשות זאת במהלך הצ'אט של המסמך.

כאשר אנשים עורכים את המסמך עם הצעות מופעלות, השינויים יופיעו כהצעה במקום בעריכה בפועל. זה אומר שאתה לא יכול למחוק פיזית טקסט; אם תנסה, Google Docs פשוט יסמן את הטקסט למחיקה. כמו כן, אם תוסיף משהו, Google Docs יוסיף אותו כתוספת מומלצת למאמר. יומן של כל עריכה יופיע מימין ומאפשר המחבר להסביר את העריכות שלהם אם הם רוצים.

על מנת שהשינויים יהיו "אמיתיים", עליהם לקבל או לדחות. הדבר נעשה על ידי תיבות המופיעות מימין לכל שינוי.

אם תלחץ על תיבת הסימון, העריכה מקובלת ומיושמת במסמך הנכון. אם תלחץ על סמל הצלב, השינוי יוחזר למה שהיה במקור. בדוגמה שלמעלה, אם שותפי העריכה שלנו השתמשו בהצעות לביצוע שינויי העריכה שלהם, יכולנו לקבל את בקשת התוספת עבור התמונה והקטע שלהם, ודחנו את בקשת המחיקה לפסקה שלנו. הרבה יותר קל!

עריכת עריכות

כאשר משתפים פעולה עם אחרים, זה יכול להיות מתסכל לראות חלקים חשובים שנמחקו בטעות או השתנו. עם היסטוריית הגרסאות ניתן להעביר את המצב האידיאלי האחרון של המסמך ולחזור אליו. אפילו טוב יותר, עם מצב "הצעות" מופעלת, אתה יכול לעבור כל שינוי לאשר או לדחות אותו כפי שאתה רואה לנכון.

האם אתה משתמש באופן קבוע ב- Google Docs כדי לשתף פעולה במסמכים? יידע אותנו למטה!