מאמר זה הוא חלק מסדרת Google Office Suite:

  • 5 טיפים חיוניים וטריקים עבור Google Docs אתה צריך לדעת על
  • 5 טיפים וטריקים עבור Google Slides אתה צריך לנסות
  • כיצד להשתמש בגליונות של Google: טיפים עיקריים כדי להתחיל

מאז היווסדה של Windows, Microsoft Excel הייתה תוכנית go-to עבור גריסה, מספר גליונות אלקטרוניים, חשבוניות וכל שאר הדברים שאתה רוצה לארגן ברשתות אינסופיות של שורות ועמודות.

אבל מאז ענן הגיע לגדולה, Google Sheets הפך את התוכנית של בחירה עבור אנשים רבים. זה לא יכול להיות כמו תכונה עשיר כמו Excel, אבל יש הרבה יותר מאשר הראשון פוגש את העין.

הנה כמה טיפים וטריקים לשימוש ב- Google Sheets, אשר אמור להבטיח לך להתחיל באופן חלק.

בנושא : 10 גיליונות של 'גליונות של Google' עליך לשקול שימוש

1. ייבוא ​​נתונים מגיליון אלקטרוני נוסף

תוכל להגדיר בקלות את Google Sheets כדי לייבא באופן דינמי נתונים מאחד הגיליונות האלקטרוניים שלך לאחרת. זה מושלם אם אתה רוצה להראות את הסכום של תוצאות מסוימות בגיליון אלקטרוני אחד, או אם אתה רוצה לעבור על קטע שלם של טבלה. שים לב שזה לא אותו דבר כמו העתקת נתונים כי כפי שאתה מעדכן את הנתונים בגיליון המקורי, זה יהיה גם עדכון אחד אתה מייבא.

הנוסחה עבור זה ידוע בשם ImportRange ונראה משהו כזה:

 = IMPORTRANGE ("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE", "SheetName! A1: D200")

הקוד הסודי הארוך הוא שם כתובת האתר של הגיליון האלקטרוני שלך, שתמצא בשורת הכתובת לאחר "גיליונות אלקטרוניים / d". איפה זה אומר "SheetName" לעיל, אתה צריך להחליף את שם הגיליון המדויק אתה מייבא נתונים, ולאחר מכן את הסימן אחרי סימן קריאה מייצג את טווח השורות / עמודות אתה רוצה למשוך נתונים.

2. הקפאת שורות ועמודות

כאשר אתה יוצר גיליון אלקטרוני, בכל מקרה כמעט, תרצה להציג מידע מסוים על המסך בכל עת. לדוגמה, אם אתה שומר כרטיסיות על עבודה עצמאית שלך, אתה רוצה לקבל מידע כותרת כמו "הסכום ששולם", "תאריך של חשבונית" ו "אתר" מוצגים כל הזמן גם כאשר אתה לגלול את הדף.

לשם כך, יהיה עליך "להקפיא" את השורה או העמודה שברצונך להציג תמיד. פשוט לחץ על "הצג -> הקפאה", ולאחר מכן בחר את מספר השורות או העמודות שברצונך להקפיא. אם תבחר בתא לפני שתלחץ על "הצג", תקבל את האפשרות להקפיא כל שורה או עמודה עד לתא זה.

3. יצירת טפסים באמצעות Google Sheets

תכונה ידועה אך מבריקה של Google Sheets היא האפשרות ליצור טפסים ושאלונים. פתח גיליון Google חדש, לחץ על "כלים -> צור טופס", ותועבר ליישום יצירת הדפים של Google.

זה די פשוט לשימוש. אתה נותן את הטופס כותרת ותיאור, הזן שאלה איפה זה אומר "ללא שם שאלה" ולאחר מכן לחץ על "בחירה מרובות" אם אתה רוצה לשנות את הפורמט שבו אנשים יכולים להגיב (בחירה מרובה, תיבות, dropdowns וכן הלאה) .

בפינה השמאלית העליונה של Forms, תראה גם שלוש אפשרויות שמאפשרות לך להתאים אישית את מראה השאלון שלך.

4. הכנס תמונה לתא

לפני שאתה מקבל כל חכם להצביע כי הוספת תמונות לתוך Google Sheets היא רק עניין של לחיצה על "הכנס -> תמונה, " טוב, לא ממש. אם אתה משתמש בשיטה זו, מופיעה תמונה מעל החלק העליון של הגיליון האלקטרוני במקום להציב אותו בתא.

כדי להוסיף תמונה ישירות לתא, לחץ על התא ולאחר מכן הקלד =image("URL of the image you want to insert") . כברירת מחדל, התמונה תשמור על יחס הממדים שלה תוך התאמה לגודל התא, אך קיימות מספר גרסאות שתוכל לבצע על הנוסחה כדי לקבל את התמונה / התא בגודל הרצוי.

  • =image("URL of the image", 2) - לעיצוב מחדש של התמונה כך שיתאים לגודל התא הקיים
  • =image("URL of the image", 3) - התמונה שומרת על גודלה המקורי מבלי לשנות את גודל התא

5. הוסף במהירות מספרים

זוהי פונקציה גיליון אלקטרוני קלאסי, ועם זאת קל לשכוח בקלות. למרבה המזל, Google Sheets הופך את הדברים לקלים יחסית עבורך. אם אתה רוצה להוסיף במהירות את המספרים בשורה או בעמודה, פשוט סמן את כל מה שאתה רוצה לחשב באמצעות העכבר השמאלי לחץ, ואתה מיד לראות את הסכום של מספרים אלה בפינה השמאלית התחתונה של Google Sheets.

לאחר מכן תוכל ללחוץ על הסכום בפינה השמאלית התחתונה, ותקבל רשימה של אפשרויות, במקום להסתכל על המספר הממוצע, הקטן ביותר, המספר הגדול ביותר וכן הלאה.

אם אתה רוצה שיהיה תא המציג את סך כל קבוצת הדמויות בשורה או בעמודה, לחץ על התא שבו ברצונך להציג את סך הכל, ולאחר מכן הקלד =sum(A1:A13) כאשר A1 ו- A13 הם התאים שבו אתה רוצה את המספרים להתווסף.

6. עיצוב מותנה

אין שום דבר כמו קצת קידוד צבע כדי לפשט את כל הנתונים גיליון המוצג לפניך. כדי להגדיר כללים אוטומטיים עבור עיצוב וצבע תאים, לחץ על "עיצוב -> עיצוב מותנה."

בחלונית מימין, תראה כעת חבורה של "כללי פורמטים מותנים". כאן תוכל לקבל את הגיליון האלקטרוני באופן אוטומטי לצבוע תא אדום, לדוגמה, אם הוא ריק (דרך מצוינת לדעת מיד אם אתה צריך לרדוף מישהו למטה עבור תשלומים איחור), או צבע תאים המכילים מילה מסוימת צבע על פי בחירתך.

יש שפע של אפשרויות כאן, אז להשתולל! הגיליון האלקטרוני שלך הוא בד הציור שלך.

7. הוספת אפשרות נפתחת לתא שלך

נניח שאתה רוצה להגביל את התוכן של התא רק שני (או יותר) ערכים. הדרך הטובה ביותר ליישם זאת היא להוסיף אפשרות נפתחת. כדי לעשות זאת יהיה עליך ליצור גיליון חדש כדי להחזיק את ערכי האפשרות.

1. צור גיליון חדש על ידי לחיצה על סמל "+" בסרגל הכלים התחתון.

2. בגיליון החדש, הזן את ערכי האפשרויות בעמודה הראשונה.

3. חזרה לגיליון הראשון (או הגיליון שבו אתה עובד), בחר את התא שבו ברצונך להוסיף את התפריט הנפתח.

4. לחץ לחיצה ימנית על זה ובחר "אימות נתונים" (בסוף מאוד את תפריט ההקשר).

5. בשדה "קריטריונים", בחר "רשימה מתוך טווח" ובחר את גיליון, עמודות ותא בשדה "נתונים". סמן את האפשרות "הצג רשימה נפתחת בתא".

לחץ על אישור. עכשיו אתה צריך לראות את שדה Dropdown שבו אתה יכול להגביל את התוכן של התא טווח מסוים של ערך.

סיכום

המצב האידיאלי להיות עם גיליון אלקטרוני הוא יש חבורה שלמה של כללים אוטומציה דברים כמו קידוד צבע וחישובים, כך שתוכל לעבוד במהירות וביעילות ככל האפשר. יש לקוות אלה חמישה טיפים יעזרו לך להשיג את זה, להפוך את המידע הכלול בו הרבה יותר ברור לתבל את תהליך סטרילי לפעמים של ניהול גיליון אלקטרוני.